“6S管理”，包括整理、整頓、清掃、清潔、安全、素養(yǎng)6個要素，涉及到工作態(tài)度、行為規(guī)范、現(xiàn)場秩序、績效考核、文化建設等多個方面的管理。6S本質是一種執(zhí)行力、強調紀律性的醫(yī)院文化，能為醫(yī)院其他業(yè)務提供優(yōu)質的管理平臺。
　　在進行國家基本公共衛(wèi)生服務項目考核的時候，上級領導要求抽查健康檔案資料，單位要么提供紙質檔案，要么提供電子檔案備查，只能二選一。在電子檔案尚未完善前，首選紙質檔案，并要求被抽到的紙質檔案必須在10分鐘內找出。在考核現(xiàn)場,大家是否經常看到工作臺面上資料擺放雜亂，進辦公室有一種壓抑感？檔案室里檔案一大堆，經常手忙腳亂一時找不到檔案？這樣的情況，會讓考核專家對單位的第一印象大打折扣，影響得分。
　　醫(yī)院檔案管理工作，是用科學的原則和方法管理檔案，提供檔案為醫(yī)院服務的一項工作。包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和利用等環(huán)節(jié)。
　　道恒“醫(yī)院6S管理與醫(yī)院檔案管理”課程從醫(yī)院的檔案管理這個側面來助力“6S管理”在醫(yī)院管理活動當中發(fā)揮作用。

課程內容

　　1、整理
　　檔案的收集、整理、鑒定是檔案業(yè)務工作的重要環(huán)節(jié)。在醫(yī)院管理活動中，形成大量的文檔資料并進行歸檔管理。醫(yī)院各部門形成的文件往往是分散的，而對檔案的利用則要求在一定程度上集中。收集來的文書檔案數(shù)量較大，內容凌亂，需要醫(yī)院檔案部門將檔案進行系統(tǒng)化整理，并進行分門別類，使檔案從凌亂到系統(tǒng)的工作環(huán)節(jié)。根據(jù)6S管理標準“要”與“不要”歸檔，對要歸檔的文件材料進行判定，去粗取精，節(jié)省醫(yī)院空間，避免浪費人力、物力和財力。

　　2、整頓
　　分析醫(yī)院檔案室現(xiàn)狀，落實整理工作，規(guī)劃檔案管理流程。將檔案室必要的物品按規(guī)定位置擺放，并加以標識，編制多種檢索工具，以便快速、準確地查找所需檔案，保證檔案的利用。因此，有序擺放和科學編目，有利于提高檔案管理工作效率。

　　3、清掃
　　將工作場所內的地方清掃干凈，保持工作環(huán)境干凈。干凈整潔的環(huán)境，也有益于檔案工作者身心健康。有心理學研究提出，環(huán)境對人的情緒產生作用，整潔干凈的環(huán)境能帶給人舒適，在工作時情緒也會高漲。清掃的同時也是點檢，便于及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場存在的問題。

　　4、清潔
　　將整理、整頓、清掃進行到底并制度化，保持檔案環(huán)境清潔狀態(tài)，同時工作流程也要規(guī)范化。清潔在具體的6S檔案管理活動中扮演重要角色，保證每份文書檔案在收集、整理過程中干凈、完整，使各個環(huán)節(jié)能有序進行。

　　5、素養(yǎng)
　　在醫(yī)院檔案管理中，檔案工作者的基本工作態(tài)度和服務態(tài)度是做好檔案工作的必然要求。醫(yī)院檔案管理人員職業(yè)素質包括技能、知識、態(tài)度、價值觀4個維度。而現(xiàn)實中很多單位都是一些兼職或一些特殊安排的人員從事檔案工作，完善檔案人職業(yè)素養(yǎng)，塑造良好的職業(yè)形象，提升檔案管理素養(yǎng)，才能促進醫(yī)院檔案管理工作科學發(fā)展。

　　6、安全
　　從檔案工作者身體安全，到檔案安全，再到信息安全等，保證檔案實體安全、信息安全和個人職業(yè)環(huán)境安全是醫(yī)院檔案管理者重視的問題之一。定期和不定期地對檔案進行安全檢查，也是檔案庫房管理工作中的一項重要內容。特別要重視對檔案流動過程中的安全防護，包括檔案接收過程中、檔案整理中、檔案復制、數(shù)字化過程中、檔案展示中、檔案保管中、檔案利用中。加強檔案工作人員安全教育，檔案室的消防設施定期檢查，防患于未然。
　　隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理體制建立，網絡和信息技術的快速發(fā)展，國家從戰(zhàn)略和全局高度對檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)劃、指導和引領，醫(yī)院也要充分認識檔案管理工作是一項長期的任務。通過對醫(yī)院檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行細化分解，將6S精細化管理理念融入檔案管理工作中，提高醫(yī)院檔案工作的制度化、規(guī)范化、信息化、科學化水平，在服務醫(yī)院決策、發(fā)展等方面，體現(xiàn)檔案史料的價值，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案服務功能最大化。

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